経費精算 とは？

そうだよ。仕事の交通費や出張費を自分で立て替えたら、会社の規程に沿って申請するんだ。必要な領収書などを添え、確認・承認を経て精算してもらうよ。

撮影した領収書から日付や金額を読み取り、入力を助けるシステムはあるよ。でも読み間違いもあるから内容を確認し、用途などの必要項目を入力して申請するんだ。使える機能や承認経路は製品・契約・会社の設定によるよ。

撮影だけで捨ててよいとは限らないよ。電子帳簿保存法のスキャナ保存の要件を満たし、画像と紙の内容が同等か確認する必要があるんだ。入力期限を過ぎた場合などは紙も保存が必要なので、社内の保管ルールを確かめよう。

会社が消費税の仕入税額控除を受ける際には、適格請求書などの保存を確認する場面があるよ。ただし、従業員に支給する通常必要な国内出張の旅費など、一定の事項を記載した帳簿だけで控除できる例外もある。全部の経費に同じ領収書の条件が当てはまるわけではないんだ。

入力補助や申請状況の共有で手作業を減らせることだね。たとえばfreeeには領収書の読み取りや申請通知の機能があるよ。ただし、導入すれば確認や経理作業がすべてなくなるわけではない。対象費用や締切、申請経路を会社で決めて運用することも大切なんだ。