ファイル共有 とは？

添付はファイルのコピーを送る方法だね。共有では、クラウドや共有フォルダーに置いたファイルを、相手が利用できるようにするよ。毎回コピーを送らずに済む利点があるけれど、相手がダウンロードして別のコピーを作ることもある。「最新版が必ず1つだけ」とは限らないんだ。

対応するサービスとファイルならできるよ。たとえばGoogleドキュメントは共同編集に対応している。でも普通のファイルを共有しただけでは、全員が同時に安全に編集できるとは限らない。対応する形式、編集のルール、履歴や競合の扱いを確認しよう。

送る前に、誰が開けるかを確認しよう。特定の人だけの共有と「リンクを知っている全員」の共有は違うよ。閲覧だけでよい相手には、編集権限まで渡す必要はない。Googleドライブでも閲覧・コメント・編集の権限を分けられるんだ。

閲覧できることと、コピーを作れないことは別だよ。サービスにはダウンロードなどを制限する設定もあるけれど、見せた情報を完全に持ち出せなくする保証ではない。機密情報は、本当に必要な相手と範囲を決めて共有しよう。

組織が認めた保存先、共有先、権限を確かめよう。外部共有が制限されている場合もある。宛先を確認して必要な権限だけにし、利用が終わった相手のアクセスは見直すといいね。容量制限や履歴・バックアップの扱いも、サービスの仕様で確認しよう。