PDF とは？

Wordファイルは開くパソコンの環境によってレイアウトが崩れることがあるんだ。フォントがなかったり、Wordのバージョンが違ったりするとね。PDFなら見た目がそのまま固定されるから、契約書や公式文書など「見た目が変わったら困るもの」に使われるんだよ。

基本的には「見るための形式」として設計されているから、編集は得意じゃないんだ。Adobe Acrobatなどの専用ソフトを使えばテキストの修正はできるけど、Wordのように自由にレイアウトを変えるのは難しいよ。だから、編集が必要な段階ではWordやGoogleドキュメントで作業して、完成したらPDFに変換するのが一般的な流れだね。

画像をたくさん含むPDFはサイズが大きくなりがちだね。PDFには圧縮オプションがあって、画像の解像度を下げたりフォントの埋め込み方を変えたりしてサイズを小さくできるよ。オンラインの圧縮ツールも便利だけど、機密文書を外部サービスにアップロードするのはセキュリティ的に気をつけてね。

実はPDFにはいくつかのサブセット規格があるんだよ。長期保存用のPDF/A、印刷業界向けのPDF/X、エンジニアリング向けのPDF/Eなどがあるんだ。特にPDF/Aは官公庁や企業のアーカイブでよく求められるんだけど、外部リソースへの参照やJavaScriptの埋め込みが禁止されていたり、フォントの完全埋め込みが必須だったりと制約が多い。普通のPDFをPDF/Aに変換しようとすると意外とエラーが出て、フォントのライセンス問題まで絡んでくることがあるから、なかなか一筋縄ではいかないんだよね。